Önmagad irányítása: Rendkívüli termelékenység

Bob Pozen sokat tesz. Két befektetési alapóriás, a Fidelity és az MFS Investment Management felsővezetője volt. Emellett ügyvéd, kormánytisztviselő, jogi egyetemi tanár, üzleti iskola professzora és termékeny szerző. És gyakran több ilyen dolog is volt egyszerre. Pedig Pozen soha nem fordul elő, hogy túlterheltek, őrültek, vagy akár annyira elfoglaltak. Tudjuk ezt, mert gyakori munkatársa a HBR-nek és a hbr.org-nak - irodáink körében híres, hogy gyorsabban ír, mint amennyit szerkeszteni tudunk. A vele szerzett tapasztalataink arra késztettek bennünket, hogy elgondolkodhassunk azon, hogy van-e valami érdekes mondanivalója a személyes termelékenységről. Tehát megkérdeztük tőle. Az eredmény egy sor blogbejegyzés volt a hbr.org számára (http://s.hbr.org/eDJ4g4), amelyet Pozen itt hat alapelvre bontott a produktívabb munka érdekében.

1. alapelv: Ismerje meg összehasonlító előnyét

Sok vezérigazgató, akivel találkoztam, azt mondja: „Itt van a vállalat legfontosabb öt prioritása. Ki tudná a legjobban elvégezni mindegyiket? Aztán javaslatot tesznek mind az öt területre. Lehet, hogy ez a helyes válasz, de helytelen a kérdés, mert a komparatív előny önközpontú koncepcióján alapszik. Arra összpontosít, amit egy ügyvezetõ csinál a legjobban, nem pedig arra, hogy mire van szüksége a szervezet számára leginkább.

A helyes kérdés a következő: „Mely funkciókat végezhet csak te, mint vezérigazgató?” Lehet, hogy Ön lesz az egyetlen ügyvezető, aki találkozhat egy legfelsőbb szabályozóval, vagy ráveheti a kulcsfontosságú ügyfelet, hogy maradjon. Elengedhetetlen lehet az idősebb személyzet toborzásához is. De a vezérigazgatónak vissza kell tartania más felelősségvállalást, még akkor is, ha kiválóan teljesíti ezeket. Amikor Rob Manning vezérigazgató felvett az MFS elnöki posztjára, 2004-ben kifejezetten megosztottuk a kiemelt feladatokat. Bár a Fidelitynél irányítottam a befektetési menedzsment csoportot, Rob tehetséges befektetési fickó és természetes vezető, aki át akarta venni a csoport irányítását az MFS-nél. Megállapodtunk abban, hogy nem is fogok megjelenni a befektetési emeleten.

Ugyanez vonatkozik a középszintű vezetőkre is. Lehet, hogy kiemelkedő pénzügyi és szilárd marketing, de ha cége jó pénzügyi szakemberekkel halmozódik fel, és nagyon gyenge a marketing terén, akkor a legmagasabb és legjobb felhasználása valószínűleg az utóbbi. Tehát ne csak arra koncentráljon, amit a legjobban csinál. Nagyobb eséllyel jár sikerrel, ha körülnéz, és felméri, hogyan lehet a leghasznosabb.

Sok vezető túl sok időt fordít az operatív részletekre, például a legmegfelelőbb repülésre vagy az üléstervre egy vállalati vacsorán. Az ilyen feladatokat lehetőség szerint ügyvezető asszisztensre kell átruházni. Természetesen a főnöknek képesnek kell lennie arra, hogy erre a személyre támaszkodjon a feladatok helyes, gyors és udvarias elvégzésében. Amint a bizalom megteremtődött, nagy erőfeszítéseket kell tennie egy ilyen asszisztens támogatása és megtartása érdekében, aki döntő fontosságú a produktivitás szempontjából.

2. alapelv: Nem az Ön által eltöltött idő, hanem az Ön által elért eredmények

A legtöbb vezető, szakember és vállalkozó hatalmas időt fordít munkájára. Válságban szükség lehet az éjféli olaj elégetésére, de az ambiciózusok hajlamosak minden este későn maradni. Ez a tendencia abból a implicit feltételezésből fakad, hogy több óra egyenlő a hozzáadott értékkel. Ez túl egyszerű. A sikerét az elért eredmények alapján kell mérni, nem pedig a bejelentkezési órák számával.

Amikor beléptem egy ügyvédi irodába Washington DC-ben, hamar rájöttem, hogy az ügyfeleknek a ledolgozott órák számának felszámolásával nincs értelme. Ez a számlázási módszer arra ösztönözte az ügyvédeket, hogy sok órás munkára dolgozzanak, ahelyett, hogy gyorsan jó eredményeket érjenek el. Néhány év után ügyfeleim tudták, hogy hatékony vagyok, ezért lefuttattam egy kísérletet. Levelet küldtem nekik, amelyben elmagyaráztam, hogy a jövőben számlát számlázom nekik a munkájukra ténylegesen fordított idő duplájáért - hacsak nem ellenzik. Nem egy ügyfél tette.

Az órák helyett az eredményekre való összpontosítás további előnnyel jár, ha jobb egyensúlyt biztosít a család és a munka között. Amikor kisgyermekeim voltak, a legtöbb hétköznap 7: 00-kor jöttem haza vacsorázni és minőségi időt tölteni velük. Később este, ha szükséges, az otthoni irodámban dolgoznék. Hétvégén a gyermekeim általában későn aludtak, ezért reggel 7: 00-11: 00 között dolgoztam, és a nap nagy részében maradtam, hogy a családomnál legyek.

Természetesen a munka és az otthoni élet néha ütközik, de ez gyakran kezelhető. Például az Értékpapír és Tőzsdei Bizottságnál dolgoztam, amikor a jelzáloggal fedezett értékpapírok az 1980-as években kezdtek nagy lenni. Kormányon belüli munkacsoport működött a témában a SEC, a Pénzügyminisztérium és a Fed munkatársaival. Megkértek, hogy vezessem a munkacsoport egy részét, amelynek állítólag minden héten 6: 30-tól 8: 30-ig kellett üléseznie az ügynökségek szokásos munkájába való beavatkozás elkerülése érdekében. Azt mondtam: "Nos, sajnálom, nem leszek képes rá." Megkérdezték, miért. Azt mondtam: "Mert hazamegyek és vacsorázok a gyerekeimmel." Tehát a találkozót 5:00 és 7:00 óra között rendezték be - ami természetesen nem zavarta a napi munkát.

3. alapelv: Gondolkodj először, olvass vagy írj másodszor

Sok embert úgy érez, hogy eláraszt az a hatalmas mennyiségű olvasás és írás, amelyet a vállalkozásukért kell megtenni. Nem veszik észre, hogy a gyorsabb és hatékonyabb olvasás és írás kulcsa az előzetesen szigorúbb gondolkodás.

Nem regények olvasásáról szólok örömömben. Az üzleti anyag halmáról beszélek, amely felhalmozódik az asztalán és eltömíti a számítógépet. Ahhoz, hogy sebességolvasó legyél, a saját fejedben nagyon tisztán kell lenned abban, hogy miért olvasol. Például a Financial Times Wall Street Journal után olvasva olyan nemzetközi kérdéseket keresek, amelyekre a Journal nem tér ki.

Itt van egy gyakorlat, amelyet gyermekeimmel és unokaöccseimmel használtam. Amikor láttam őket sűrűn olvasni egy történelem- vagy természettudományi tankönyvben, megkérdeztem: "Amikor egy-két hónap múlva eljutsz a vizsgára, mit szeretnél emlékezni ebből a fejezetből?" Aztán azt mondanám: „Miután elolvastad ezt a fejezetet, kérlek, írj legfeljebb egy vagy két bekezdést, amelyre emlékezni szeretnél a vizsgán. Ezután térjen vissza, és nézze meg, hogyan lehetne hatékonyabban olvasni, hogy megszerezze ezt a vagy két bekezdést.

Az e-maileknél az első dolog, hogy eldöntsük, melyiket kell elolvasni. Másodszor, ha bármelyik fontos, megpróbálok azonnal válaszolni rájuk. Ha nem tudok, vagy hosszú mellékleteik vannak, kinyomtatom őket. Másnap reggel nyomtatott példányok vannak az asztalomon, és tudom, mire kell reagálnom.

Amikor valami hosszabbat írunk, mint egy e-mail, a legfontosabb, hogy először kitaláljuk az érvelést. Ha nem értem teljesen az érvelésemet, akkor még bekezdést sem írhatok. Ehhez írás előtt állítson össze egy vázlatot. Egy cikk vagy memorandum esetében ez csak négy vagy öt kulcspontot jelent, mindegyik alatt néhány alpont. Láttam, hogy sok vezető csak rájön, mit akarnak mondani, miután hosszas vázlatot írtak. Ez sajnálatos. Mielőtt elkezdené, tudnia kell, hová kerül.

Próbáld ki: Vázlat elkészítése után írd be a befejező bekezdést. Ez megmondja, hogy valóban tudja-e a cikk vagy a jegyzet hova.

4. alapelv: Készítse elő tervét, de legyen kész változtatni rajta

A legtöbb vezetőnek különféle csoportokkal kell tárgyalnia. Gyakran úgy készülnek fel, hogy megjegyzéseik teljes szövegét kiírják. De ez arra készteti őket, hogy kénytelenek legyenek az egész beszédet elmondani, még akkor is, ha a hallgatóság nem fogékony. A beszéd nagyon különbözik az írástól. Sokkal világosabb érvelésre van szüksége, és adott időben kapcsolatba kell lépnie a hallgatókkal. Lehet, hogy unatkoznak vagy izgatottak - nem tudod előre. A beszéd elkötelezettségére való felkészüléshez az egyik oldalon fel kell jegyeznie a négy vagy öt kulcspont felsorolását és egy befejező bekezdést. Ezután próbáljon meg elég korán érkezni, hogy meghallgassa az előadót, vagy csevegjen emberekkel egy szünetben. Ez lehetővé teszi, hogy megragadja a közönség hangulatát, és négy vagy öt pontját a lelkiállapotához igazítsa.

Egyszer beszéltem James Carville, a demokrata politikai tanácsadó után. Népszerű versenyző, gonosz vicckészlettel, Louisiana-i gyermekkoráról. A tömeg furcsa hangulatban volt Carville beszéde után, ezért "Billy Bob" Pozen néven mutatkoztam be, és a közönség tapssal és nevetéssel robbant fel.

Ugyanez a megközelítés rutinszerűen alkalmazható a munkahelyen is. Nagy szószólója vagyok annak, hogy este készüljek a következő napra. Az ütemezés egyes tételeinek áttekintésekor írok néhány szót arról, hogy mit szeretnék megvalósítani. Összeállítom a feladatok listáját is prioritási sorrendben. A nap végén áttekintem, mit csináltam, és eldöntöm, mit kell tennem a jövőben. Az események előrehaladtával azonban gyakran át kell állítanom az ütemtervet. Néha lemondanak vagy hozzáadnak egy értekezletet, vagy arra kérnek, hogy kommentáljam egy hírműsort. Tehát csak átnézem a tennivalók listáját és visszaállítom a prioritásaimat.

Ha a napi naptár minden óráját megbeszélésekkel vagy telefonhívásokkal tölti meg, akkor kevés teret hagy az előre nem látható fejlemények kezelésére.

Sok felsővezető munkanapnaptárjának minden óráját találkozókkal vagy telefonhívásokkal tölti meg. Ez kevés teret hagy a váratlan fejlemények kezelésére. Igyekszem minden nap legalább egy órát nyitva tartani, hogy gyorsan reagálhassak az új eseményekre vagy kérdésekre.

5. alapelv: Hagyja, hogy mások birtokolják a terüket

Fontos, hogy ne csak a saját terveiben, hanem az alkalmazottaira hallgatva is rugalmas legyen. Sok vezető ügyvezető módon kezdi az értekezleteket: „Ez az én véleményem arról, hogy ennek a projektnek hova kell vezetnie. És itt vannak a legfontosabb lépések, amelyeket véleményem szerint meg kell tennünk. " Ez fókuszál egy értekezletet, de visszatarthatja a résztvevőket az aggodalmak hangoztatásától is.

Más megközelítést alkalmazok - a cáfolható hipotézist, amelynek célja a vita ösztönzése. Mondhatnám: „Itt van az a terület, ahol valóban meg kell tennünk valamit. Nehéz terület, és a problémák kezelésére többféle módszer létezik. Most ez a kísérleti elképzelésem arról az útról, amelyen járnunk kell, de tévedhetek. Szeretném, ha nyugodtan nem értene egyet és alternatívákat ajánlana fel. Akkor hajlandó vagyok elvetni vagy módosítani a hipotézisemet, ha valaki jobb megközelítéssel áll elő.

Az értekezlet végén mindig azt kérdezem: "Melyek a tennivalók, ki vigyáz rájuk, és mikor szállítják le őket?" Szeretném, ha a résztvevők megállapodnának az eredményekről, és meghatároznák saját ütemtervüket. Akkor tulajdonosi érdekük fűződik a nyomon követéshez, ahelyett, hogy csak az útmutatásaimmal együtt mennének. És gyakran agresszívabb menetrendet választanak, mint amire kedvem lett volna javasolni.

Tágabb értelemben messiás lettem arról az általános elvről, miszerint az embereknek saját területüknek kell lenniük. Ezen elv szerint egy nagyvállalat minden alkalmazottját egy kisvállalkozás tulajdonosának tekintik. A főnök feladata, hogy jelentéseket készítsen erőforrásokkal, útmutatást adjon nekik, és segítsen nekik harcolni a tágabb szervezet más embereivel.

A tulajdonjog elvét többféleképpen is megerősítheti. Például a részletes feladatok kiosztása helyett bemutathatja az elkövetkező év általános prioritásait, és hagyhatja, hogy jelentései megfogalmazzák a prioritások végrehajtásának konkrét módszereit, valamint a siker mérésének mutatóit.

Amikor ezt az elvet alkalmazza, fel kell készülnie a hibák tűrésére. Ha az alkalmazottak tulajdonában vannak egységük, mozgásteret kell biztosítani számukra az új stratégiák kipróbálására. Ez mindig azt jelenti, hogy néha zsákutcába vezetnek, vagy helytelenül értékelik a piac potenciálját. Ha kirúgja őket ilyen ítélethibák miatt, akkor aláássa a tulajdon kultúráját. Természetesen a hibák iránti toleranciája nem lehet korlátlan. Nem szabad figyelmen kívül hagyni az illegális vagy etikátlan cselekedeteket. Azt sem szabad tolerálnod, hogy ugyanazok az emberek hasonló hibákat ismételjenek. Az egyik kedvenc mondásom: "Tegyünk egy új hibát."

6. alapelv: A dolgok legyenek rövidek és egyszerűek

Naponta megpróbálom az élet anyagi vonatkozásait a lehető legegyszerűbben tartani a termelékenység maximalizálása érdekében. Minden reggel 7:00 körül kelek, és 7: 15-ig megborotválkoztam, lezuhanyoztam és felöltöztem. Aztán két újságot olvastam reggelizés közben, és fél 7 körül elmegyek otthonról. Előző este kitűztem, mit fogok viselni. Öt téli és öt nyári ruhám van. És minden reggel ugyanazt eszem reggelire - egy banánt és egy tál hideg gabonapelyhet. Nagyon unalmas vagyok reggel.

Igyekszem minél egyszerűbbé tenni az élet anyagi vonatkozásait. Minden reggel ugyanazt eszem reggelire - egy banánt és egy tál hideg gabonapelyhet.

Ebédre csirkesaláta szendvicset és diétás üdítőt kérek, hacsak nem veszek részt külső rendezvényen. Megpróbálok minden nap szundítani ebéd után - csak becsukom az ajtót, felteszem a lábam, és szinte pontosan 30 percig kint vagyok, mint a fény. Frissnek és energikusnak érzem magam a nap további részében. Amikor úton vagyok, általában reggelinél és ebédnél találkozom, de a délutáni alvás közben mégis megpróbálok besurranni.

Utazási rutinom is van. Ugyanazt a kézitáskát veszem előre csomagolt műanyag zacskóval, piperecikkekkel. Ez a táska elfér a felső állványokon, de elég nagy ahhoz, hogy ruhákat hordjon négy vagy akár öt éjszakára. Táska helyett vászonzacskót hordok, mert könnyebb és többet tart. Abban a táskában őrzöm az útlevelemet, egy sor tollat, egy bekötött szemet és egy füldugót. Ráadásul van egy kis zseblámpám, így ha taxiban ülök, és rossz a fény, akkor is tovább dolgozhatok.

Az egyszerűséges szabály ugyanolyan jól alkalmazható a munka egyéb területeire is, például az értekezletekre. Szinte bármely találkozó egy vagy legfeljebb másfél óra alatt teljesíthető. 90 perc elteltével az emberek kikapcsolnak - fáradnak és nem figyelnek tovább.

Az értekezlet előadójának előre terjesztenie kell az anyagokat az összes résztvevő számára. Ezeknek mindig tartalmazniuk kell egy egyoldalas összefoglalót, és kifejezetten az kell, hogy mindenki olvassa el legalább az összefoglalót, mielőtt részt vesz az ülésen.

Eredményes értekezleten az előadó öt vagy 10 percet vesz igénybe a színpad beállításához és a legfontosabb kérdések felvetéséhez. Ez hátralévő időt hagy a kérdések megvitatására és egy cselekvési terv kidolgozására. De mindannyian részt vettünk terméketlen találkozókon. Csendesen és udvariasan ülünk, miközben az előadó elolvassa 20 vagy 30 PowerPoint minden szavát - amelyek közül sok szerepel az értekezlet előzetes anyagában. Ehelyett az első 15 perc csúszda után együtt kell felemelkednünk és felkiáltanunk: "Olyan őrültek vagyunk, mint a pokol, és ezt nem fogjuk tovább vállalni!" Az elpazarolt idő és erőfeszítés a végső termelékenység-gyilkos. Nem szabad tolerálni őket.

Ne felejtsd el az alvást (és egyéb tippeket az egészséges élethez)

Gyakorlat

A testmozgással a kulcs valójában ezt csinálja. Sok sikeres ember napi rutinja futás, kerékpározás, úszás vagy fitneszgépek. Unom az ilyen tevékenységeket, ezért hetente kétszer-háromszor kettős teniszezem.

Utazás közben könnyű kihagyni az edzéseket. Lehet, hogy a létesítmények nem jók, vagy túl szoros a menetrendje. De ezeken a napokon van a legnagyobb szükség mozgásra.

Egészséges táplálkozás

Hasonlóképpen könnyű megszakítani az egészséges étkezési szokásokat, ha úton vagy. Ismerek egy magántőke-vezetőt, aki 10 vagy 15 fontot szed fel, valahányszor cége új alapot gyűjt. Három tipp a sors elkerülésére: Kövesse a szokásos reggeli menüjét még a reggeli találkozókon is. Kerülje el az összes desszertet ebéd- vagy vacsoraidőben. És próbáld az alkoholfogyasztást, amely meglehetősen kalóriatartalmú, korlátozni egy pohár borra.

Alvás

Végül hadd mondjak egy prédikációt az alvás fontosságáról. Egyes vezetők szerint éjjel négy-öt órán át kijönnek, de kétlem, hogy mentálisan olyan élesek, mint lehetnének. Éjszaka hét-nyolc óra, plusz egy rövid szunyókálás nappal sokkal eredményesebbé teszi ébrenléti idejét.

Ismét nehéz lehet ragaszkodni ehhez a rutinhoz, amikor úton vagyunk. Az esti járatok az Egyesült Államok keleti partvidékéről Európába csak hat-hét órán át tartanak, ezért a gépre való felszállás előtt eszem, és azonnal alszom, amint a helyemen vagyok. A repülőgépeken való alvás kulcsa a szem bekötése és a füldugók, amelyek a gubóba kerülés érzetét keltik, elszakadva a világ többi részétől. Ezt az érzést könnyebb létrehozni egy ablak ülésen, mint egy folyosó ülésen, ahol nehéz elkerülni a gép személyzetének zűrzavarát.

A Fidelity Investments volt elnöke, Robert C. Pozen az MIT Sloan Management Schooljának vezető oktatója Cambridge-ben (Massachusetts), és a Brookings Institution nem rezidens vezető munkatársa.