Hogyan állítsuk fontossági sorrendbe a követelményeket a MoSCoW technikával

A legtöbb projektnél olyan követelményekről és jellemzőkről beszélünk, amelyek hatálya alá tartoznak vagy kívül esnek. Ahhoz azonban, hogy ezeket a követelményeket hatékonyan kezeljük, prioritásként kell kezelnünk őket. És itt jön be a MoSCoW technika.

Hadd magyarázzam el, mit jelent M, S, C és W.

M kötelező követelmény. Valami, ami elengedhetetlen a projekt számára, és ami nem tárgyalható.
S kötelező követelmény. Valami, amire szükségünk van a projektben, ha egyáltalán lehetséges.
C azt állítja, hogy lehet. Valami jó, ha van időnk és költségvetésünk.
W nem lesz követelmény. Valami, ami kívül esik, legalábbis ezúttal.

Miért érdemes használni a MoSCoW technikát a követelmények rangsorolásához?

A MoSCoW technika segítségével részletesebb képet kaphatunk arról, hogy mi van a projekt keretein belül vagy kívül, és ez segít abban, hogy először a legfontosabb követelményeket juttassuk el az ügyfelekhez. Más szavakkal, segít kezelni az ügyfél elvárásait. És amint látni fogja, a MoSCoW technika felhasználható a munka átruházására és annak tisztázására is, hogy mit kell elvégezni és mit nem kell elvégezni.
Valahányszor képezem az embereket a projektmenedzsment alapjaira, mindig a MoSCoW technikára tanítom őket. Kudarc nélkül pedig végül az egyik leghasznosabb technika, alkalmazhatóságának és egyszerűségének köszönhetően. Akár a projektterületen kívül is használható. És ha még mindig kíváncsi, hogyan érkeztünk a MoSCoW-hoz, akkor egyszerűen hozzáadtunk két o-t, hogy a négy betű emlékezetes városnévvé váljon.

Hogyan kell használni a MoSCoW technikát a követelmények rangsorolásához?

Nézzünk meg egy példát a technika gyakorlati alkalmazására. Szeretném, ha elképzelné, hogy az Ön feladata egy közelgő konferencia lebonyolítása. Ez egy éves konferencia, ahol a küldöttek eljönnek hálózatba, és meghallgatják az ipari szakértőket a fenntarthatóságról a projektmenedzsmentben.
M- muszáj

Amikor találkozik az esemény mögött álló szervezettel, vagyis az ügyfelével, megkérdezi, hogy mik a kötelező követelményeik a konferenciára. Kíváncsi arra, hogy mindent megtudjon, amit el kell juttatnia hozzájuk, hogy elégedettek legyenek. Ügyfele azt válaszolja, hogy az eseményt egy fedett helyszínen kell megrendezni, a belvárostól számított öt kilométeres körzetben, és hogy az előirányzott költségvetésen belül kell lennie. 150 embert kell képesnek fogadnia, és rendelkeznie kell ebédszolgáltatással.

S- kellene

Ezután megkérdezi ügyfelét, hogy mi lehet az eseményen, ha egyáltalán lehetséges. Azt válaszolják, hogy reggel három és délután három előadót kell megszervezni. Mindegyiket el kell ismerni az iparban, ha csak lehetséges. Emellett időt kell fordítania arra, hogy a küldöttek ebéd közben kapcsolatba léphessenek egymással, és az ebéd ideális esetben a meleg ételekkel való leülési viszony lehet. Végül minden küldöttnek megérkezéskor kapnia kell egy jócsi táskát.

C-Could

Továbbá érdeklődik az ügyfelétől, mi lehet az eseményen. vagyis milyen szépek a követelmények, amelyeket beépíthetne? Nem ígéri, hogy teljesíti ezeket a követelményeket, de ha van rá több ideje és költségkerete, megvizsgálhatja. Kiderült, hogy ügyfele szeretné, ha egy híres sport- vagy üzletember nyitná meg a konferenciát. De ez nem alapvető fontosságú és csak akkor lehetséges, ha a költségvetés megengedi. Azt is gondolják, hogy jó lenne egy fenntarthatósági beszélgetés egy ponton ebéd után, de ez nem elengedhetetlen.

W- volna

Végül megkérdezi tőlük, hogy mi nem lesz ezen az eseményen, vagyis mely követelmények vannak határozottan kívül. Ügyfele azt válaszolja, hogy nem lesz több hangsugárzó, és hogy a nap folyamán nem szolgálnak fel alkoholt. Azt is meghatározzák, hogy ebben az évben nem kerül sor a mélyreható műhelyek második napjára.
A MoSCoW technika ilyen módon történő felhasználása a projekt összes követelményének kategorizálásához nagyon felhasználóbarát módszer, amelyet ügyfele könnyen megérthet. Kezdetben az ügyfeled azt mondhatja, hogy minden kötelező követelmény, de amikor elmagyarázod, hogy a kötelező követelményeknek árcédulával kell rendelkezniük, akkor meg fogják érteni, hogy mindennel nem rendelkezhetnek, hacsak nem növelik a költségvetést és több időt adnak szállítsd el.

Amikor megtervezi a projektet, és összerakja a projekttervet, csak a kötelező és a kötelező elemeket kell tartalmaznia. Ezt ígéri teljesíteni. Nem ígéri, hogy kézbesíti a esetlegesen kapható tárgyakat. Külön kívánságlistára mehetnek. Ügyeljen arra is, hogy megfelelően dokumentálja a nem-lesz-követelményeket. Gondolhatja, hogy megfeledkezhet róluk, mert nem tartoznak ezek hatálya alá. De dokumentálni kell őket, mivel később később vissza kell térnie rájuk.

Példa a MoSCoW technika használatára a követelmény jellemzőinek leírására

Ami nagyon tetszik a MoSCoW technikában, az az, hogy részletesebben is felhasználhatja egy követelmény jellemzőinek leírására. Tegyük fel például, hogy átruházta a goodie-bag-task feladatot a csapat egyik tagjára. Ez az a kis táska, amelyet minden résztvevő megkap, amikor megérkezik a helyszínre, és amely általában tartalmaz néhány ingyenest. A csapattag feladata összegyűjteni a goodie-bag részletes követelményeit és fizikailag előállítani.

A feladat átruházása során a csapattagok szeretnék tudni, hogy mi az elvárásod, és mit kell neked teljesíteniük a végén. Minden szükséges információt világosan meg kell magyaráznia nekik, például:

A követelmények (M):

A teljesítések (S):
Két szabad márkás árucikk legyen bent, például toll és papír, ha egyáltalán lehetséges.

Ezenkívül magyarázza el, hogy (C):
A táska tartalmazhat valami édeset, például mentát, de csak akkor, ha megfelelő szponzort találnak.
A táska tartalmazhat egy kis üveg vizet is, ami kellemes.

Végül adja meg, hogy (W):
A táskák nem tartalmaznak alkoholt, és az együttes tömeg nem lehet több, mint 1 kg.

Kinek a feladata a prioritások meghatározása?
Az üzleti elemzők elsősorban a legösszetettebb követelmények vállalásáért és egyszerű, mindenki által megvalósítható feladatokra bontásáért felelősek. De a BA önmagában nem tudja egyedül elvégezni a prioritásokat. Több érdekeltet is be kell vonnia a folyamatba, és meg kell szereznie jóváhagyását a követelmények prioritásával kapcsolatban. A BA-nak elengedhetetlen megértenie a követelmények közötti függőségeket, mielőtt fontossági sorrendbe állítja azokat.

A MoSCoW technika alkalmazásának előnyei az üzleti elemzők számára

A BA bármilyen prioritás-meghatározási technikát felhasználhat a követelmények alapos rangsorolásához. De a MoSCoW technika hatékonyan használható az összes többi rendelkezésre álló prioritás-meghatározási technika között. A MoSCoW technika üzleti elemzők számára történő alkalmazásának néhány előnyét az alábbi ábra mutatja.
Következtetés
Mint láthatjuk, a MoSCoW technikával magas szinten, de alacsony szinten is rangsorolhatjuk a követelményeket, hogy meghatározzuk a termék részletes követelményeit vagy jellemzőit. Ha alacsony szinten használja, az is segít, hogy a feladatokat jobban átruházza a csapattagokra és meghatározza az elvárásokat. Készen állsz arra, hogy engedj neki?